L'e-mail est mort...

Ca a surpris un peu les premiers à qui j'en ai parlé, alors j'insiste... C'est avec joie que je vous annonce la mort de l'e-mail ! L'entreprise va enfin voir cicatriser cette plaie de 15 ans. La convalescence se comptera peut-être en années, mais l'issue ne fait pas de doute à mes yeux.

Le mail mourra simplement victime de sa boulimie fonctionnelle. Prenons une petite image pour l'illustrer. Vous voyez l'outil miracle multi-fonctions vendu juste à côté des caisses de Castorama ? oui, celui qui fait tout. Quiconque bricole un peu le dimanche en a acheté au moins un dans sa vie, avant de le regretter. Il fait effectivement tout, mais ne fait rien bien. Ca dépanne quand on n'a pas mieux, mais ça n'a rien à voir avec une vraie caisse à outils.

Et bien l'e-mail, c'est pour moi exactement ce faux outil magique. Réunion, chat, base documentaire, agenda partagé, liste de tâches, parapluie de responsabilité, compte-rendus, passage de connaissances, carnet d'adresses, sans parler du foyer infectieux potentiel. Le plus dangereux est que tout le monde est persuadé que c'est une caisse à outils de pro et qu'ils utilisent le top du top.

Je m'excuse par avance auprès des indépendants et de tous ceux qui n'ont pas trop l'habitude du fonctionnement d'une entreprise de l'intérieur. Tout ça leur paraitra sans doute d'un bon sens accablant. Les autres seront peut-être un peu plus sceptiques.

Détaillons pour commencer les services que l'on pense qu'il rend...

"Bon, alors on décide quoi ?"
Le mail est comme une réunion, mais en moins bien. Au bout de dix allers-retours où on ne sait jamais qui a lu quoi, on finit d'ailleurs souvent par faire cette réunion. Attention, je ne parle pas de la réunion de 20 personnes dont seulement la moitié sont concernées, je parle de la réunion éclair sans avoir besoin de réserver de salle, où on fait le point et on décide.
Le bon outil, c'est une table et des chaises, une visioconférence, ou encore conférence téléphonique.

"On descend déjeuner ?" "La réunion est décalée d'une demi heure." "Rdv à 14h45 à la sortie du garage"
Le mail est comme le chat, mais en moins bien. Sauf pour ceux qui aiment conserver précieusement tous ces messages stratégiques.
Le bon outil, c'est MSN, Communicator, Twitter, etc.

"C'est bien la 2.1 la dernière version de la présentation ? tu me la renvoies pour être sur ?"
Le mail est comme une base documentaire, mais en moins bien. Pas de gestion des versions, pas de travail en équipe. Combien de temps perdu à rechercher le bon document ? combien de mails correctifs au client parce que la version envoyée n'est pas la dernière ? Combien de licences de boites mail surdimensionnées achetées à Microsoft ?
Le bon outil, ce sont les gestionnaires de contenu (intranet ou extranet). Des outils ergonomiques qui permettent de partager des documents en interne ou même avec ses clients. On peut s'abonner en un clic au nouveautés, le tout est sécurisé, un vrai bonheur.

Le mail est comme un outil de gestion de projet, mais en moins bien. Agenda des réunions, plannings, plans de charge, compte-rendus, c'est quand même plus pratique quand tout ça n'est pas dispersé dans une cinquantaine de mails périmés.
Le bon outil, c'est à nouveau l'intranet.

"OK je revois la présentation, mais tu m'envoies un mail pour que j'y pense."
Le mail est comme un bloc de post-its, mais en moins bien. Réfléchissez-y : ce n'est pas parce que c'est intelligent que ma boite mail me sert de liste de tâches en attente, c'est parce qu'elle est ouverte sous mes yeux en permanence. Cela en fait-il un outil efficace ?
Le bon outil, c'est un plan d'actions partagé, toujours sur un intranet (qui, pour quand, avec qui, etc)

"Mais si, tu savais, tu étais même en copie".
Le mail est comme un parapluie, mais en moins bien. Si un responsable est en copie d'un mail, le silence dudit responsable vaut souvent validation. Je regrette de ne pas avoir de données chiffrées sur la proportion des mails non lus, en particulier en haut de la hiérarchie. Je n'ai que le souvenir de directeurs de services ou de projets me demandant instamment de rajouter IMPORTANT dans l'objet des mails que je leur envoyais, pour qu'ils les ouvrent.
Le bon outil, c'est le face à face ou le téléphone, parce que finalement le plus important est que les décisions soient vraiment partagées, et non qu'elles soient écrites dans un mail pour si jamais plus tard on me le reproche. Le bon outil, c'est aussi les fils d'information RSS venant d'un intranet, qui font que je suis au courant de ce qui m'intéresse, et pas pollué toute la journée.

"Désolé du retard de cette réponse, j'avais perdu votre e-mail"
La personne qui connait le mieux mes coordonnées à un moment donné, c'est moi. Pourquoi tous ceux qui travaillent avec moi devraient-ils se fatiguer à recopier mes coordonnées dans leur carnet d'adresse, à part pour le plaisir de se tromper et de me perdre de vue au bout d'un an ?
Le bon outil, ce sont les réseaux sociaux (internes ou externes), Linkedin en particulier.

"Merci de me désinscrire de votre mailing-list. Ce mail est la troisième relance"
Ce qui m'intéresse, c'est moi qui suis le mieux placé pour le connaitre. Mon entourage dispose d'outils pour me recommander tel ou tel contenu intéressant, je peux m'y abonner, et même me désabonner.
Le bon outil, ce sont les sites de partage de favoris (del.icio.us, Furl), et les fils d'informations RSS.

"Celle-là est bien bonne..."
Partager les meilleures vidéos, c'est sympa, et ce n'est pas parce que je suis au boulot que je dois me couper du monde. Mais finalement, mes 50 copains ne sont pas une source si impressionnante de bonnes blagues. Autant être 100 millions...
Le bon outil, c'est youtube, facebook, etc

"Voilà, tu reprends mon bureau, mon téléphone, mon PC ; si tu as un doute, tu as tout dans ma boite mail"
Le mail est comme un mois de recouvrement avec son prédécesseur, mais en moins bien. Pas besoin d'avoir passé une demi-journée à naviguer dans la boite mail de son précédesseur pour comprendre que le mail n'est pas un outil de transfert de connaissances.
Le bon outil, c'est la communauté de pratique qui permet de partager les infos clefs, c'est un intranet de gestion de projet, c'est aussi du management réaliste : arrêter de balancer le bébé par dessus la barrière au dernier moment.

N'oublions pas les services du mail dont on se passerait bien...
"VIAGRA.com" "urgent : forward to your friends !" "deletemycomputer.exe"
Sans commentaires. Combien d'heures perdues en pathétiques "chaines de la vie" forwardées depuis des mois, virus plus vicieux les uns que les autres et publicités foireuses.

Terminons avec ce qu'il pourrait faire et qu'il ne fait même pas dans la plupart des entreprises...
Il pourrait au moins être organisé en conversations comme gmail, mais Microsoft ne le fait pas.
Il pourrait au moins proposer une classification pratique : pour info / pour action / pour validation.

Bref, balayons tous ces mauvais usages, il restera alors peut-être quelques usages secondaires, très bien remplis par les messageries des réseaux sociaux. Ceux-ci grignotent d'ailleurs bien le marché : après seulement 4 mois d'utilisation, un bon tiers de mes mails me sont envoyés via mes réseaux sociaux, la moitié pour Flo. Ca fait double emploi, et même dans la sphère privée les réseaux sociaux sont une caisse à outils autrement plus pratique.

Bon, ça y est, vous y croyez, l'e-mail est mort. Mais alors pourquoi donc résiste-t-il autant, surtout en entreprise ?
Peut-être parce que le mail a introduit une distance physique assez pratique quand on ne connait pas trop ses collègues ?
Peut-être parce que, comme aux grandes heures de l'URSS, c'est sécurisant d'avoir un écrit tamponné avant de risquer quoi que ce soit ?
Peut-être parce que l'entreprise ignore superbement toutes ces technologies web 2.0, un peu trop participatives à son gout ?
Peut-être simplement parce qu'on a encore un Personal Computer devant soi, et toujours pas un Social Computer ? qu'y a-t-il de vraiment personnel sur mon ordinateur du boulot ? En fond d'écran, j'ai une belle photo de mes dernières vacances. Ne serait-il pas plus utile d'avoir une sorte de tableau de bord contenant tous mes abonnements, mes messages instantanés, les messages des membres de mes réseaux, ma liste de tâches du moment, un accès aux dossiers partagés des projets que je suis ?
On peut bien sûr aller plus loin : à quoi me sert le disque dur de mon ordinateur professionnel ? je crois bien n'en avoir jamais eu de réelle utilité en 5 ans, à part pour oublier de partager des documents importants ! Mais bon, ce sera pour un autre message...

Je ne concède qu'un point, c'est que parmi tous les acteurs du moment aucun n'a vraiment sorti LE tableau de bord bien pratique et ergonomique. Ceci étant, c'est à mon avis une question de mois, je suis bien déçu d'arriver si tard !

Y aurait-il encore des sceptiques ?...

Comments

[Rédigé par : Romain]

l'email est mort, vive l'email

[Rédigé par : Charles]

Et ou on trouve le temps pour faire tout ca?
Et que fait-on quand on souhaite garder une vie privée et des documents privés?

[Rédigé par : Régis]

Très intéressant tout ça ... MAIS il y a (encore aujourd'hui en tout cas ... ça évoluera?) un vrai problème de contrôle de l'information .... quand tu mets tes infos perso sur un site type FaceBook, LinkedIn, YouTube, etc ... des gens éventuellement mal intentionnés y ont également accès ... même sur des sites en théorie fermés au public, où ne peuvent accéder à tes infos que des amis - ou relations sociales et de travail - choisis par toi, tu donnes un énorme quantité d'information à une entité qui peut éventuellement du jour au lendemain décider d'en faire une utilisation malveillante (ou simplement les vendre à d'autres ... ou encore plus simplement les partager au sein d'un groupe) ....

[Rédigé par : au coude à coude]

@ Charles
Tout ce dont je parle, je pense que tu le fais déjà. Les outils en question permettent juste de le faire mieux, c'est à dire plus vite et plus efficacement.
Pour la distinction sphère privée/sphère pro, je pense que même si les outils facilitent le décloisonnement, on peut séparer toujours ces sphères. On peut pousser un peu plus loin sur les vraies raisons qui nous poussent à vouloir séparer ses sphères... Ca me déprime depuis des années et j'ai pas mal avancé là-dessus, mais là il faut que j'écrive un roman. A venir !

@Régis
C'est effectivement un vrai point, et c'est pour ça que le "cloud computing" (ie informatique dans les nuages : Google ou Microsoft possède toutes mes données pro et perso, et je me connecte au web pour y avoir accès) met un peu de temps à se concrétiser.
En fait le pb va un peu plus loin :
- fiabilité : celui qui héberge mes infos doit être disponible à 100% toute l'année (Google Apps a planté pendant 12 heures il y a un mois)
- sécurité contre attaques malveillantes extérieures: je ne veux pas mes infos soient aspirées pendant qu'elles sont en transfert ou directement chez l'hébergeur ( à l'insu de celui-ci)
- sécurité contre malveillance de l'hébergeur. Effectivement, rien n'empêche aujourd'hui Google de vendre les infos qu'il a sur moi ( et il en a beaucoup)
Il y a entre autres des solutions à l'étude pour que les données soient toujours hébergées dans les entreprises. Entre autres Linutop, que je n'ai pas encore vraiment fouillé (http://www.linutop.com/linutop2/index.fr.html, merci à Romain Dausset pour le lien et l'info !)

[Rédigé par : Nono]

Une caisse de veuve cliquot grande dame.

Oui, je prends le pari que dans 15 ans les societes du CAC40 utiliseront toujours le mail, si ce n'est davantage qu'aujourd'hui d'ailleurs.

Nico, c'est peut etre tres pratique tes nouveaux joujous quand on a le temps, mais quand on a un boulot, un conjoint, des enfants, des loisirs et envie d'avoir en plus une vraie vie (j'entends "non digitale"), on a besoin de simplicité et pas envie de perdre du temps a decouvrir une nouvelle boite a outil tous les jours

Alors, tope là?

PS: De 12 bouteilles la caisse...
PPS: ton precedent blog, n'a-t-il pas explosé en vol? So long for new technology...

[Rédigé par : Nono]

Pour approfondir la reflexion (comme quoi je lis aussi des blogs de temps en temps ;-) )

http://entrepreneurs.typepad.com/

a+

[Rédigé par : au coude à coude]

Je me demande combien de faillites retentissantes seront nécessaires pour que les banquiers arrêtent de parier sur des certitudes prétendument immuables...
Pour ne donner qu'un exemple, il y a 15 ans, justement, l'email était précisément l'un des "joujous" dont tu parles.

Néanmoins, si ça t'amuse de perdre une caisse de champagne, allons-y. On prend quoi comme base d'utilisation ? 30 mails par jour par personne ? c'était ce que je recevais dans mon boulot précédent. Tu reçois combien de mails par jour sur ces dernières semaines ?

Je ne répondrai pas sur la vie digitale, que tu as déjà sans t'en rendre compte (rappelle-moi quelle proportion de ta vie tu passes devant un ordinateur ? devant ta boite mail en particulier ?).

Rendez-vous le 29 septembre 2023. Ou plus tôt peut-être...

[Rédigé par : Nono]

Ah mais je ne parie pas sur des certitudes prétendument immuables, je parie sur une probabilité, incertaine et inattendue, sinon ce ne serait pas trop drôle, il n'y aurait plus de suspens ;-) Le minitel a bien quasiment disparu, alors qui sait, pourquoi pas l'email...

Bien évidemment, je dégusterai avec plaisir ces bouteilles avec toi quand tu viendras me les deposer. Et si je perds,
1) primo je serai ravi parce j’ai pleine et entière conscience d'avoir une vie déjà beaucoup trop digitale. Justement, ça me fatigue - et fait baisser la vue - et je ne veux pas en rajouter ; oui, je passe a mon grand désespoir beaucoup trop de temps derrière mon écran car l'email est devenu, qu'on le veuille ou non, un standard de communication dans les grandes multinationales. Je ne dis pas que c'est bien ou même intelligent, je constate et trouve cela absurde quand des collègues assis à 3 rangées de moi m'envoie un email plutôt que de marcher 15m...
2) secundo, on organisera une petite soirée dégustation champagne chez moi. Ca tombe bien, d'après mon Palm - digital mais très pratique, j’ai même pu mettre une alarme une semaine avant ;-p - le 29 tombe un vendredi soir.

Finalement, rien de mieux qu'une soirée assis dans son canapé avec ses potes à déguster une bonne bouteille...

Bécots,

Nono